上海企业支出“实际发生”认定标准与举证责任解析

税务争议中的“实际发生”如何判断？从一起判决看企业举证的关键步骤

在税务稽查中，企业支出能否税前扣除，核心在于是否“实际发生”且与经营活动相关。但实务中，税务机关与企业对“实际发生”的认定常存在分歧，尤其是当缺乏直接合同、发票或付款凭证时，举证责任如何分配？本文通过分析一起典型税务诉讼判决，为企业提供可操作的合规路径与争议应对策略。

一、争议焦点：合同、发票缺失下，如何认定支出“实际发生”？

案情回顾：
本案中，税务机关认定某企业（以下简称“A公司”）在2018-2019年度列支的咨询服务费300万元不符合“实际发生”条件，理由是：A公司仅提供内部记账凭证和单方说明，未能提供合同、发票、付款银行流水或第三方服务方（以下简称“B公司”）的确认函。税务机关据此调增应纳税所得额，并加收滞纳金及罚款。A公司不服，提起行政诉讼。

判决书原文引用（当事人名称已模糊处理）：

“本院认为，根据《企业所得税法》第八条，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。本案中，A公司虽主张已向B公司支付咨询费，但其提供的证据仅包括内部付款审批单及A公司单方账务记录，无合同、发票、银行转账凭证等原始凭证佐证，且B公司未出具任何收款确认或服务证明。A公司未能证明该支出‘实际发生’，税务机关的认定并无不当。”
——案号：（2022）京01行终456号

二、分层解析：三步法构建“实际发生”的举证体系

第一步：证明交易真实性——核心证据链的搭建

1. 合同或协议：明确服务内容、金额、期限、双方权利义务，并加盖公章。
2. 付款凭证：银行流水、转账回单（备注用途）、现金收据（需对方签收）。
3. 发票或收据：增值税普通/专用发票，或符合规定的财政票据。
4. 服务成果证明：如咨询报告、会议纪要、邮件往来、工作成果交付记录等。

判决书提示：

“A公司虽提交了内部审批单，但该单据系单方制作，无法与外部证据相互印证。本院注意到，A公司未提供任何与B公司之间的沟通记录，亦未提供B公司收款账户信息，故无法认定该款项已实际支付。”
——案号同上

第二步：证明业务相关性——支出与经营活动的逻辑关联

• 业务背景说明：书面解释为何需要该服务，如“为开拓新市场聘请行业顾问”。
• 内部决策文件：董事会决议、项目立项书、会议纪要等。
• 量化产出：如通过咨询服务产生的销售额增长、成本节约等数据（需有佐证，如财务报表）。

实务操作：
若支出金额较大，建议提前准备《业务真实性说明函》并附上服务方盖章确认，确保“事出有因”。

第三步：应对“第三方不配合”的备选方案

当服务方倒闭、失联或拒绝配合时，企业可采取以下替代措施：

• 公证证据：对服务过程中的邮件、聊天记录进行公证。
• 单方承诺函：由企业法定代表人出具书面说明并承担法律责任，但效力较低。
• 税务约谈：主动向税务机关说明情况，申请延期举证或提供补充线索（如对方的工商信息、联系方式）。

判决书指出：

“A公司在稽查期间未申请税务机关协助调查B公司，亦未提供B公司注销或失联的证明。本院认为，纳税人有义务自行举证，税务机关无主动调查义务。”
——案号同上

三、延展与行动建议：税务争议下的“证据保全”策略

税务机关在稽查中通常遵循“谁主张谁举证”原则，但若企业举证困难，仍可申请税务机关行使调查权（如向银行查询账户、向第三方发函）。然而，诉讼中法院倾向于企业承担主要举证责任，因此日常合规至关重要。

补充信息：

• 《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）：明确了外部凭证和内部凭证的效力层级，合同、发票、付款凭证属于“必备凭证”。
• 风险提示：若无法提供完整链条，税务机关可能将支出定性为“虚列成本”，导致补税、滞纳金及0.5-5倍罚款。

建议行动：

1. 立即梳理企业近三年大额支出，补齐合同、发票、付款凭证。
2. 对缺乏完整证据的支出，聘请专业律师或税务师进行“合规性评估”。
3. 若已进入稽查程序，应主动提交《情况说明》并申请延期举证，避免被动接受处罚。

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作者：陈科嘉，上海陆同律师事务所
来源：裁判文书网，案号：（2022）京01行终456号